Voorkom vergeten bijlagen of een verkeerde adressering in je mail

Het is een veelvoorkomende situatie: je verwijst in een e-mail naar een bijlage, klikt op verzenden en realiseert je daarna pas dat je de bijlage bent vergeten toe te voegen. Gelukkig kun je in verschillende e-mail en agenda providers een regel instellen die het verzenden van je e-mails enkele minuten uitstelt. Hierdoor heb je nog de mogelijkheid om fouten te corrigeren of vergeten bijlagen toe te voegen voordat de e-mail daadwerkelijk wordt verzonden.

Zo stel je een verzendvertraging in Outlook in:

1. Open Outlook en ga in het lint naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het venster dat verschijnt op Nieuwe regel.

3. Kies onder het onderdeel Beginnen met een lege regel voor Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik op Volgende.

4. Vervolgens kun je voorwaarden instellen voor wanneer de regel moet worden toegepast.

   
   

   Wil je bijvoorbeeld alleen een vertraging instellen voor e-mails waarin je een bijlage noemt? Vink dan de voorwaarde met specifieke tekst in de hoofdtekst aan. Klik vervolgens onderaan bij stap 2 op de onderstreepte tekst en voeg woorden toe zoals bijlage, bijgevoegd of in de bijlage.

   
   

   Laat je alle voorwaarden leeg, dan wordt de vertraging toegepast op elke e-mail die je verstuurt.

   
   

5. Klik op Volgende om de gewenste actie te selecteren.

6. Vink de optie aflevering van het bericht met een aantal minuten uitstellen aan.

7. Klik onderaan bij stap 2 op de onderstreepte tekst een aantal minuten en voer het gewenste aantal minuten in. Veel gebruikers kiezen voor 1 tot 5 minuten, afhankelijk van hun voorkeur.

8. Klik op Volgende. Eventueel kun je nog uitzonderingen instellen, maar dit is niet noodzakelijk.

9. Klik opnieuw op Volgende, geef de regel eventueel een herkenbare naam en zorg ervoor dat de regel is ingeschakeld.

10. Klik op Voltooien en vervolgens op OK.

Vanaf nu blijven e-mails die aan de ingestelde voorwaarden voldoen eerst in je Postvak UIT staan gedurende de gekozen tijd. In deze periode kun je de e-mail nog openen, aanpassen of een vergeten bijlage toevoegen voordat deze definitief wordt verzonden.

Een kleine instelling die veel frustratie kan voorkomen én ervoor zorgt dat je professioneler communiceert.

Verzendvertraging instellen in Gmail

Ook in Gmail kun je voorkomen dat een e-mail direct wordt verzonden. Met de functie ‘Verzenden ongedaan maken’ krijg je na het versturen van een e-mail nog enkele seconden de tijd om het bericht terug te halen. Dit is handig wanneer je een fout ontdekt of merkt dat je een bijlage bent vergeten toe te voegen.

Zo stel je de verzendvertraging in Gmail in:

1. Open Gmail in je browser.

2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon en kies Alle instellingen bekijken.

3. Blijf op het tabblad Algemeen.

4. Zoek naar de optie Verzenden ongedaan maken.

5. Kies bij Annuleringsperiode verzenden hoe lang je de mogelijkheid wilt hebben om een verzonden e-mail terug te halen. Je kunt kiezen uit:

   • 5 seconden

   • 10 seconden

   • 20 seconden

   • 30 seconden

6. Scroll naar beneden en klik op Wijzigingen opslaan.

Vanaf nu verschijnt na het verzenden van een e-mail onderaan je scherm een melding met de optie Ongedaan maken. Klik je hier binnen de gekozen tijd op, dan wordt de verzending gestopt en wordt de e-mail opnieuw geopend als concept. Zo kun je nog wijzigingen doorvoeren of een vergeten bijlage toevoegen.

Hoewel de maximale vertraging in Gmail 30 seconden bedraagt, kan deze functie veel ongemakkelijke situaties voorkomen en geeft het je net dat extra controlemoment voordat een e-mail definitief wordt verzonden.

Verzendvertraging gebruiken in iOS Mail (iPhone en iPad)

Sinds iOS 16 beschikt de Mail-app van Apple over een ingebouwde functie waarmee je verzonden e-mails gedurende een korte periode kunt terughalen. Daarnaast kun je ervoor kiezen om e-mails op een later tijdstip te verzenden.

Een verzonden e-mail terughalen

1. Open de Mail-app op je iPhone of iPad.

2. Verstuur je e-mail zoals gebruikelijk.

3. Direct na het verzenden verschijnt onderaan het scherm de optie Verzending ongedaan maken.

4. Tik hierop voordat de melding verdwijnt.

De e-mail wordt vervolgens teruggezet naar je concepten, zodat je nog wijzigingen kunt aanbrengen of een vergeten bijlage kunt toevoegen.

De tijd voor ‘Verzending ongedaan maken’ aanpassen

1. Open de app Instellingen.

2. Scroll naar beneden en tik op Apps > Mail.

3. Zoek naar Vertraging voor ongedaan maken verzending.

4. Kies de gewenste vertraging:

   • Uit

   • 10 seconden

   • 20 seconden

   • 30 seconden

Een e-mail later verzenden

Wil je een e-mail niet direct versturen, maar op een later moment laten verzenden?

1. Stel je e-mail op in de Mail-app.

2. Houd de verzendknop (het blauwe pijltje) ingedrukt.

3. Kies een voorgesteld tijdstip of selecteer Verstuur later.

4. Kies de gewenste datum en tijd.

Deze functies geven je meer controle over je e-mailverkeer en helpen om fouten te voorkomen voordat berichten daadwerkelijk bij de ontvanger terechtkomen.

Tip: Outlook biedt met regels de meest uitgebreide mogelijkheid omdat je daar een vertraging van meerdere minuten op alle uitgaande e-mails kunt instellen. Gmail en iOS Mail werken vooral met een korte “ongedaan maken”-periode van maximaal 30 seconden. Daardoor blijft Outlook vaak de beste keuze voor gebruikers die regelmatig vergeten bijlagen toe te voegen of nog een laatste controle willen uitvoeren voordat een e-mail daadwerkelijk wordt verzonden.